共有メールボックス

前提条件: 管理者のパッケージアクセス権の有効化

組織の管理者が共有メールボックス機能を表示および管理するには、システム管理者が管理者のパッケージアクセス権を有効にする必要があります。

1. システム管理者としてサインインします。
2. [組織] を選択し、共有するメールボックスを含む組織を選択します。
3. [セキュリティ情報] > [管理者のパッケージアクセス権] で、[パッケージ/添付ファイルの表示] が [管理者のみ] または [管理者とグループ管理者] に設定されていることを確認します。[設定の変更] をクリックして、これらのいずれかのオプションを有効にします。

共有メールボックスの有効化

OrgAdmin (組織管理者) ユーザーは、チームまたは「共有」メールボックスを有効にできます。

1. 管理者としてサインインします。システム管理者としてサインインすることはできません。
2. [ユーザー] に移動し、共有するメールボックスを所有するユーザーを選択します。
3. ページを下にスクロールして、[共有メールボックス情報] を表示します。初期設定では、どのユーザー/グループもユーザーのメールボックスにアクセスできません。[Edit Shared Mailboxes for this User (このユーザーの共有メールボックスの編集)] をクリックします。
4. このメールボックスへの共有アクセス権を持つユーザー/グループを選択して、[エントリの追加] をクリックします。これで、ユーザープロファイルに、このユーザーのメールボックスへのアクセス権を持つ、選択したユーザー/グループが表示されます。

共有メールボックスのパッケージの表示

ページの上部に通常どおりにマイメールボックスが表示され、その下にサインインしたユーザーと共有している各メールボックスが表示されます。

以下の図で、UserThree (サインインしたユーザー) は、UserOne と UserTwo が所有する共有メールボックスに対するアクセス権を持っています。

受信トレイのパッケージの表示と返信、ドラフトとテンプレートの作成、編集、削除、送信済みパッケージの表示と既読ステータス、パッケージ履歴、ごみ箱にあるパッケージの表示など、共有メールボックス内で行う一般的なパッケージアクションのほとんどを行うことができます。

共有メールボックスでは、次のアクションを行うことができません。

• カスタムメールボックスを作成する ([ボックスの追加...])
• ごみ箱を空にする
• 現在サインインしているユーザー以外のユーザーが作成したドラフトを表示する

通知

メールボックスを共有している場合、通知は次のように処理されます。

[新着パッケージ通知]: パッケージが共有メールボックスに届くと、その共有メールボックスに対するアクセス権を持つすべてのユーザーがパッケージの到着を知らせる E メール通知を受け取ります (管理者が通知を設定している場合)。マイ新着パッケージが通常と同じようにページの上部に表示され、その下に自分が共有している各メールボックスの新着パッケージが表示されます。

• [配信通知]: サインインしたユーザーとパッケージの [差出人:] フィールドのユーザーの両方が配信通知を受け取ります。たとえば、UserOne のメールボックスは UserTwo と共有しています。UserTwo はパッケージを送信し、パッケージの [差出人:] フィールドで UserOne を選択します。UserOne と UserTwo の両方が配信確認メッセージ通知を受け取ります。通知は次の形式で送信されます。
  • [パッケージが既読になりました]: 共有メールボックスの所有者または共有メールボックスへのアクセス権を持ついずれかのユーザーがパッケージを既読にすると、通知が送信されます。
  • [添付ファイルがダウンロードされました]: 受信者または受信者のメールボックスへの共有アクセス権を持ついずれかのユーザーが添付ファイルをダウンロードすると、通知が送信されます。
  • [パッケージが削除されました]: 受信者がごみ箱から未読のパッケージを削除すると、通知が送信されます。受信者のメールボックスへの共有アクセス権を持つユーザーがパッケージをごみ箱に入れた場合、通知は送信されません。
  • [ユーザーが削除されました]: パッケージが既読になる前に、受信者のユーザーアカウントが削除されると、通知が送信されます。パッケージが既読になる前に受信者のメールボックスへの共有アクセス権を持つユーザーが削除された場合、通知は送信されません。
    注: 配信確認メッセージ通知を有効にするには、送信者がパッケージレベルで配信確認メッセージを選択する必要があります。

既読ステータス

パッケージの既読ステータスを表示するには、パッケージを送信したメールボックスの送信済みフォルダーに、パッケージが含まれている必要があります。たとえば、UserOne のメールボックスは UserTwo と共有しています。UserTwo はパッケージを送信し、パッケージの [差出人:] フィールドで UserOne を選択します。パッケージは UserOne のメールボックスから送信されます。パッケージの既読ステータスを表示するには、UserTwo が UserOne の [送信済み] メールボックスを開く必要があります。送信されたパッケージを開き、既読ステータスの横にある [詳細] をクリックすると、パッケージの受信者のみが表示されます。受信者のメールボックスに対する共有アクセス権を持つユーザーは表示されません。

パッケージを「New/Not New (新着/新着以外)」としてマークする

[Packages (パッケージ)] 画面で、自分の新着パッケージに限り「not new (新着以外)」にすることができます。

共有メールボックスの新着パッケージは、次のいずれかのイベントが発生するまで「new (新着)」のままです。

• 共有メールボックスの所有者がパッケージを表示した
• この共有メールボックスへのアクセス権を持つユーザーがパッケージを表示し、パッケージ内で「新着以外」にした

ユーザーが共有メールボックスでパッケージを表示し、パッケージ内で「新着/新着以外」にすると、その変更は、その共有メールボックスへのアクセス権を持つその他のすべてのユーザーにも適用されます。

共有メールボックスからパッケージを送信する

共有メールボックスから新しいパッケージを送信するには、通常通りに自分のユーザーアカウントでサインオンし、新しいパッケージを作成して、[差出人:] フィールドで新しいパッケージの送信元のメールボックスを選択します。選択した項目について Outlook プラグイン内に自分が共有しているメールボックスも表示されます。

返信と転送

共有メールボックスのパッケージに対して返信または転送する場合、[差出人:] フィールドには常に、共有メールボックスの所有者が表示されます。

ログエントリ

ユーザーが共有メールボックスのパッケージでアクションを実行すると、そのユーザーが [ユーザー名] の下に表示され、共有メールボックスの所有者名が [ターゲット] の下に表示されます。

ユーザーがファイルをパッケージにアップロードすると、そのユーザーはメールボックスに関係なく [ユーザー名] の下に表示されます。

[User Settings (ユーザー設定)]

共有メールボックス所有者のユーザー設定は常に、サインインしているユーザーの設定よりも優先されます。例外は DLP ルールセットのみです。サインインしたユーザーの DLP ルールセットは常に優先されます。

モバイル

共有メールボックスには、MOVEit Mobile からもアクセスできます。

Outlook プラグイン

共有メールボックスには、Outlook プラグインからもアクセスできます。詳細については、Outlook プラグインのヘルプを参照してください。